Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: Od czego zacząć

Na poczatku warto narysowac tylko to, co dzieje się naprawdę: wejście leada, pierwszy kontakt, kwalifikacja, dalsza rozmowa, oferta, decyzja i zamkniecie sprawy. Jeśli proces nie miesci się w kilku czytelnych krokach, zespół i tak nie bedzie go pilnowal.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: Kto odpowiada za pierwszy ruch

W wielu firmach problem nie lezy w samym systemie, tylko w tym, że lead wpada i przez dluzsza chwile nie wiadomo, kto powinien go przejac. CRM ma wtedy sens dopiero wtedy, gdy odpowiedzialność jest ustalona jasno i bez wyjatkow.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: Jak nie przesadzic z etapami

Etap ma pomagac zobaczyc stan sprawy, a nie opisywac kazdy najmniejszy ruch handlowca. Im prostsze etapy na starcie, tym latwiej pilnować ich w codziennej pracy i sensownie raportowac wynik.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: Co mierzyć od razu

Na poczatku wystarcza cztery rzeczy: czas reakcji, liczba leadów w toku, przyczyny utraty kontaktu i źródła, z których wpadaja rozmowy warte dalszej pracy. To daje lepszy obraz niż duzy dashboard zapelniony wszystkim naraz.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: kiedy ten temat ma sens i dla kogo jest

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM ma sens wtedy, gdy CRM ma sens wtedy, gdy leadów jest już więcej, źródła kontaktu się mnożą, a kilka osób pracuje na tym samym procesie.. To jest temat dla Dla zespołów handlowych, marketingu i osób, które odpowiadają za leady, pipeline i porządek pracy na kontaktach., a nie dla organizacji, która chce tylko nowego panelu do starego bałaganu.

Tematy o leadach, lejku sprzedaży, historii kontaktu, raportowaniu i codziennej pracy zespołu handlowego. Dlatego lepiej czytac go operacyjnie: co ma być prostsze, szybsze, mniej podatne na błąd i bardziej przewidywalne po 30 dniach normalnej pracy.

Tak samo wazne jest to, kiedy nie warto przyspieszac. Bywa przerostem formy nad treścią wtedy, gdy firma nie ma jeszcze uporządkowanych podstaw i próbuje zastąpić systemem zwykły brak procesu. Rynek lubi czasem ubrac stary chaos w ladniejsza nazwe, ale na koncu i tak trzeba wykonac zwykla robotę po stronie zespołu.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: jak nazwac proces, dane i odpowiedzialność

Ten temat zawsze stoi na trzech nogach. Pierwsza to proces: skąd wchodzi sprawa, co oznacza kolejny etap i gdzie naprawdę kończy się decyzja. Druga to dane: które pola są obowiazkowe, gdzie jest jedno źródło prawdy i co dzieje się po błędzie. Trzecia to odpowiedzialność: kto robi pierwszy ruch, kto pilnuje jakości i kto widzi, że coś znowu zaczyna się rozjezdzac.

Najwięcej problemow nie robi zwykle brak funkcji, tylko brak dyscypliny na wejściu. Jeśli zespół wpisuje rozne rzeczy w rozny sposób, pola obowiazkowe nie są obowiazkowe, a etapy znacza co innego dla kazdej osoby, to nawet sensowne narzędzie zaczyna wyglądać madrze tylko z daleka.

W tle mogą wracac systemy takie jak HubSpot dla dewelopera, Pipedrive dla dewelopera i Zoho CRM. To są kierunki, a nie automatyczna odpowiedź na kazdy problem. Najpierw trzeba umiec opisac proces w kilku jasnych zasadach. Dopiero potem wybierac technike, poziom integracji i szerokosc wdrożenia.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: kryteria decyzji przed wdrozeniem

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: jak ten temat laczy się z systemami i pojeciami

Warto czytac ten wpis razem z pojeciami takimi jak CRM i Lead. Wspolny język porządkuje więcej niż kolejna prezentacja, bo bez niego marketing, sprzedaż i operacja zaczynaja rozumieć te same rzeczy troche inaczej.

Jeśli w tle wracaja systemy, trzeba patrzeć na nie przez pryzmat procesu opisanego w tym artykule. Narzędzie ma służyć tematowi, a nie odwrotnie. Dobrze ulozony proces powinien dać się obronic bez slajdow, bez specjalnych trikow i bez codziennego tlumaczenia zespołowi, co autor mial na mysli.

Najzdrowsze podejscie polega na tym, żeby po przeczytaniu wybrac jeden kolejny krok: audit danych, rozpisanie etapów, uporządkowanie formularzy, domkniecie raportu albo doprecyzowanie odpowiedzialności. Nie trzeba robic wszystkiego naraz. Trzeba tylko nie rozmywac decyzji.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: ryzyka, błędy i ograniczenia

Najczęstszy błąd polega na tym, że firma probuje zamknąć temat samym narzędziem. Wtedy chaos z maili, arkuszy albo ręcznych ustalen przechodzi do nowego panelu. Przez chwile wszystko wygląda porzadniej, ale po kilku tygodniach wracaja te same pytania: kto mial to zrobic, skąd wziela się dana wartość i dlaczego zespół znowu pracuje obok systemu.

Drugie ryzyko to przestrzelenie skali. Rozwiązanie za ciezkie potrafi obciazyc zespół tak samo mocno jak rozwiązanie za slabe. W obu przypadkach rosnie koszt utrzymania, a nie wartość operacyjna. Dlatego trzeba liczyc nie tylko licencje, ale tez czas wdrożenia, dyscypline na danych i codzienny koszt utrzymania porządku.

Trzecia rzecz jest banalna, ale to na niej wyklada się sporo projektow: brak rytmu kontroli po starcie. Jeśli nikt nie patrzy na błędy, braki i obejscia bokiem, temat szybko znowu robi się mglisty. Powiem krotko: duzo otoczki, malo sensu.

• Pilnuj, żeby nie wrocic do schematu: wybór systemu po prezentacji zamiast po realnym procesie.
• Pilnuj, żeby nie wrocic do schematu: patrzenie na liczbę funkcji zamiast na sens wdrożenia.
• Pilnuj, żeby nie wrocic do schematu: ignorowanie integracji ze stroną inwestycji i formularzami.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: podsumowanie i kolejny krok

Najmocniejszy ruch po przeczytaniu tego artykulu nie polega na tym, żeby od razu kupowac nowe rozwiązanie. Najpierw trzeba spisac obecny proces tak, żeby zespół był w stanie obronic go w kilku zdaniach. Jezeli to się nie udaje, temat nadal jest za bardzo rozmyty i zadne wdrożenie nie zrobi za firme tej podstawowej roboty.

Dopiero na takim fundamencie warto porównywać narzędzia, liczyc koszt wejścia i planowac wdrożenie. Wtedy Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM przestaje być haslem, a staje się projektem z jasnym zakresem, odpowiedzialnością i mierzalnym efektem. To jest ta roznica między robota a dobrze opowiedziana robota.

Po 30 dniach warto sprawdzić trzy rzeczy: czy zespół wie, kto odpowiada za kolejny ruch, czy dane nadal mają jedno źródło prawdy i czy raport pokazuje realny obraz procesu. Jezeli odpowiedź na którykolwiek punkt jest niejasna, trzeba naprawic proces, a nie szukac kolejnego narzędzia.

• Spisz proces w 5-7 krokach, bez bocznych wyjatkow na start.
• Nazwij osobe odpowiedzialna za pierwszy ruch i osobe pilnujaca jakości danych.
• Wypisz 3-5 pol, które musza być zawsze aktualne.
• Dopiero potem wybierz system, integracje albo partnera wdrozeniowego.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: jak sprawdzić efekt po pierwszym miesiacu

Po 30 dniach trzeba umiec pokazac, czy temat opisany w artykule przelozyl się na mniej improwizacji, czytelniejsza odpowiedzialność i lepsza jakość danych.

Jeśli proces nadal zyje głównie w glowach ludzi albo w prywatnych notatkach, to znaczy, że poprawiono narzędzie, ale nie domknieto sposobu pracy.

To jest prosty test, tylko rynek niezbyt go lubi, bo szybko oddziela robotę od dobrze opowiedzianej roboty.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: sygnaly, że temat znowu zaczyna się rozmywac

Pierwszy sygnal to powrot do obejsc bokiem: ręcznych korekt, dopowiadania statusów ustnie i składania raportu z kilku źródeł.

Drugi sygnal to brak jednej osoby, która umie odpowiedziec, skąd wziela się dana wartość i kto powinien poprawic błąd po stronie procesu albo danych.

Trzeci sygnal jest najbardziej banalny: zespół znowu zaczyna mowic o systemie więcej niż o tym, co faktycznie poprawilo się w robocie.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: ostateczny test sensu

Na koncu i tak liczy się to, czy ten temat daje mniej tarcia, mniej ręcznej roboty i lepsza przewidywalnosc procesu niż wczoraj.

Jeśli nie daje, trzeba jeszcze raz sprawdzić proces, dane i odpowiedzialność zamiast uciekac w kolejna warstwę narzędzi.

Powiem krotko: porządek ma być widoczny w pracy zespołu, bo tylko tam da się uczciwie sprawdzić, czy decyzja miala sens.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: co powiedziec zespołowi po wdrożeniu

Po wdrożeniu zespół powinien dostac trzy proste odpowiedzi: po co to robimy, kto odpowiada za pierwszy ruch i gdzie jest jedna wersja danych.

Jeśli komunikat brzmi bardziej jak prezentacja niż jak instrukcja do codziennej roboty, bardzo szybko wracaja obejscia bokiem i prywatne notatki.

Najlepiej działa prosty język, konkretne role i jeden rytm kontroli, który nie wymaga zgadywania, co autor mial na mysli.

Jak ustawić proces pracy na leadach w CRM: jak nie dopompowac tematu po starcie

Po pierwszym sukcesie rynek lubi od razu dokladac kolejna warstwę raportu, automatyzacji albo wyjatkow. I tu najlatwiej zepsuc temat, który dopiero co zaczal miec rece i nogi.

Lepszy jest spokojny etap stabilizacji: sprawdzenie jakości danych, czasu reakcji zespołu i tego, czy proces naprawdę jest realizowany tak, jak zostal opisany.

Dopiero gdy ta baza działa bez szarpania, warto myslec o kolejnym kroku. Inaczej porządek znowu zamienia się w opowiesc o porządku.

Powiązane kategorie

Powiązane rankingi

Powiązane porównania

Powiązane poradniki

Powiązane systemy

Powiązane pojęcia

Najczęstsze pytania